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  • Foto del escritorGenaro Rodriguez Rivero

DATOS SÓLIDOS, DECISIONES PODEROSAS: EL ROL DE LOS COMPROBANTES RESPALDATORIOS EN TU PYME

Actualizado: 7 dic 2023

Los documentos respaldatorios son registros escritos -físicos o digitales- que justifican las transacciones llevadas a cabo por una empresa. Cumplen un rol indispensable porque ayudan a mantener un registro preciso y completo de la totalidad de operaciones comerciales, financieras y administrativas.


Cada una de las etapas, actividades o tareas de tu empresa puede generar un comprobante que las avale.


Repasemos algunos ejemplos:

  • Facturas de venta y compra.

  • Comprobantes de cobro y pago.

  • Contratos con terceros.

  • Recibos de sueldo.

  • Ficheros de asistencia.

  • Registros de movimiento de inventario.


Existen innumerables ejemplos de este tipo de documentos, y no necesariamente son legalmente obligatorios. Esto quiere decir que una empresa puede generar este tipo de registro de forma interna siempre que lo crea necesario. Por ejemplo, un restaurante puede generar un comprobante interno en el cual el chef debe registrar diariamente los alimentos utilizados para que la administración pueda realizar un análisis de costos, conocer el grado de desperdicio, garantizar que siempre haya ingredientes disponibles, entre otras.


Claramente, en el ejemplo mencionado anteriormente, el chef podría “conocer” cuantos ingredientes consume en cada plato que cocina ya que cuenta con amplia experiencia operativa. Sin embargo, el siguiente paso en pos de la profesionalización, es generar un documento formal, donde los datos que el chef tiene en su cabeza sean registrados. Así se podrá tangilibilizar la comunicación con la administración, y esta última podrá crear una base de datos que permita generar información, la que luego será analizada para una mejor toma de decisiones.


 


VENTAJAS DE GENERAR DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA


  1. Decisiones basadas: las decisiones efectivas provienen de datos sólidos que generan este tipo de comprobantes. Si querés saber para que te sirven los datos sólidos, hacé click acá.

  2. Evaluación de eficiencia: estos documentos permiten comprender cómo se llevan a cabo las tareas y procesos dentro de la empresa, lo que permite evaluar los rendimientos de los empleados y los recursos.

  3. Planificación + Estrategia: recopilar datos internos confiables permite establecer metas/objetivos realistas, identificar oportunidades de mejora y posibles amenazas, y planificar el crecimiento a largo plazo.

  4. Comunicación interna: facilitan y tangibilizan la comunicación entre los empleados de distintas áreas y niveles al brindar información clara y accesible.

Mencionadas las principales ventajas del uso correcto de estos comprobantes, podríamos dar un contraejemplo que refleje las desventajas: consideremos una empresa de construcción que no genera los documentos de respaldo necesarios de sus proyectos. Aquí se podría incurrir en graves errores, como la sobrecompra o subcompra de materiales, lo que conlleva a costos adicionales. Además, sin los registros acordes, es difícil programar la labor de los empleados, lo que puede llevar a retrasos en el servicio brindado. Y podríamos seguir dando ejemplos de problemáticas que puedan surgir...


 


EL ROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN LA CREACION DE DOCUMENTACIÓN


Un sistema de gestión empresarial desempeña un papel importante tanto en la creación como en la gestión de comprobantes respaldatorios dentro de una organización.


Por ejemplo, prácticamente todos los sistemas de hoy en día emiten facturas de venta que cumplen con los requerimientos legales y fiscales, ya que se conectan directamente a la AFIP.


De igual manera se pueden generar recibos de cobros/pagos cuando el mismo es ingresado al sistema, o se pueden generar planillas de movimientos de inventarios confiables porque unifican todas las entradas y salidas de productos.


Un sistema será eficiente si se lo utiliza de la forma correcta


Un aspecto a tener en cuenta es que cuanto más específico sea el comprobante de alguna actividad que requiera generar, más específico y adaptado al negocio deberá ser el sistema que utilice la empresa. Por ejemplo, imaginemos que un taller de chapa y pintura quiere generar mensualmente un comprobante que certifique cuantos litros de pintura fueron utilizados durante el proceso en dicho período de tiempo, para ello deberá tener un sistema específico que permita al pintor correspondiente ingresar ese tipo de datos para que posteriormente sean vinculados y agrupados en un comprobante.


¿Cómo archivar los comprobantes respaldatorios?

Como hemos mencionado, una empresa podría tener su documentación de forma física y/o digital.


En caso de trabajar en papel, es recomendable utilizar carpetas etiquetadas, claramente clasificadas por mes o de la forma que más te sirva para tu negocio.


Si trabajas de forma digitalizada, es vital tener el almacenamiento organizado para facilitar la búsqueda y el seguimiento. Esta opción es muy factible ya que permite generar copias de seguridad.


En ambos casos, es recomendable restringir los accesos a la documentación, implementando medidas de seguridad para su protección.


De igual forma, es esencial establecer una política de retención de documentos contables para definir cuánto tiempo se deben conservar antes de ser eliminados. Recordemos que existen documentos legales (facturas de compra, facturas de ventas, notas de débito, notas de crédito, remitos, etc.) que se deben conservar por 10 años.


 

Como ya sabes, en MC Consultora Empresarial te ayudamos a ordenar tus números, y esto implica también ordenar la documentación de tu administración y crear aquellos documentos respaldatorios internos que entendamos necesarios para mejorar los procesos y generar datos más confiables para la toma de decisiones.


Pero eso no es todo, ya que no alcanza con el hecho de crear estos documentos, sino también hacemos un seguimiento del uso correcto de los mismos, y para ello capacitamos al personal para eficientizar la gestión documental.


Nuestro objetivo es profesionalizar tu empresa y para ello necesitamos números confiables, reales y respaldados.




- Gena Rodriguez

MC CONSULTORA EMPRESARIAL

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