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  • Foto del escritorAlfonsina Girolami

OPTIMIZA LOS PROCESOS DE TU EMPRESA: EL CAMINO HACIA LA EFICIENCIA EMPRESARIAL

La situación económica actual y el mercado competitivo que las rodea (entre miles de otras variables), hace que las pequeñas y medianas empresas (PyMES) estén insertas en un contexto extremadamente complejo y dificultoso. En la necesidad de mejorar el desempeño y el rendimiento de la empresa, aparece como estrategia clave el relevamiento y la descripción de los procesos empresariales.


​“¿Qué instrumentos están utilizando las empresas para lograr mayor agilidad, eficacia y eficiencia?


La respuesta es: mayor control y eficiencia en la capacidad de cambios en sus procesos de negocio, porque a través de los procesos se crea valor para los clientes.”


Bernhard Hitpass (BPM: Fundamentos y Conceptos de Implementación).



Así, aunque pueda parecer una tarea tediosa o innecesaria para un negocio de menor envergadura, la realidad es que llevar a cabo esta actividad aumentará el valor que se entregará a los clientes a través de los productos/servicios, gracias a las tantas ventajas que de ella se derivan.


En MC Consultora Empresarial, ofrecemos este servicio a través del módulo “Ordenando tus procesos”, en el cuál gestionamos y optimizamos los diversos procesos llevados a cabo dentro de tu empresa, con el objetivo de lograr la tan ansiada eficiencia empresarial.



HABLEMOS DE PROCESOS…


Un proceso empresarial consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas que se llevan a cabo dentro de una organización con el objetivo de lograr un resultado específico. En otras palabras, es la actividad de transformar el concepto de entrada (que puede ser una idea, un recurso o una materia prima) en una salida, que no es más que el producto o servicio final entregado al cliente.


La cantidad de procesos, la cantidad de etapas que posee cada uno y la cantidad de recursos (humanos, materiales y financieros) involucrados van a depender de cada empresa. No tiene los mismos procesos una empresa de servicios, que no tiene ningún producto físico que vender, que una cuya actividad es la fabricación. Sin embargo, los procesos empresariales de dos empresas que se dedican a hacer lo mismo también varían de una a otra, ya que influye su tamaño, el sector/industria en donde se mueven, el contexto económico, social y político que las rodea, en qué aspectos se quieren diferenciar (costo, calidad,…), entre tantas otras variables.


De esta manera, en MC Consultora Empresarial clasificamos a los procesos de las Pymes en dos grandes grupos:


  • Procesos operativos


Son todas aquellas actividades primarias que realiza la empresa, y tienen que ver con la producción y comercialización del producto o servicio. Son los procesos más importantes porque entregan valor al cliente de forma directa.

  • Procesos administrativos


Son todas aquellas actividades administrativas que surgen del proceso operativo en sí mismo: gestión de comprobantes, registración de datos, adquisición de mercadería, armado del presupuesto, entre otras. Desde MC recalcamos la importancia de estructurar los procesos administrativos, ya que el desorden de estos impedirá lograr la eficiencia empresarial.




 


UTILIDAD DEL RELEVAMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS


Al documentar meticulosamente cada paso de los procesos internos de la empresa, se crea un mapa claro de cómo se realiza el trabajo y se recolecta información que permite tomar medidas correctivas para optimizar la producción y mejorar la eficiencia. De esta manera, relevar y describir los procesos tiene las siguientes utilidades:


  • Mayor eficiencia y coordinación de las tareas.

  • Mejor adaptación a los cambios del entorno.

  • Mejor gestión de los costos.

  • Identificación de cuellos de botella, o falta de control en las etapas importantes.

  • Identificación de los participantes en cada etapa del proceso.

  • Identificación de los insumos/herramientas utilizadas en cada etapa.

  • Identificación de oportunidades de mejora.

  • Y muchas más!


 

METODOLOGÍA DEL MÓDULO “ORDENANDO TUS PROCESOS”



Desde la consultora, incentivamos llevar adelante la actividad de relevamiento y descripción de los procesos a través de la siguiente metodología.



1. INFORMACIÓN

El primer paso es buscar información (confiable y oportuna) sobre qué procesos empresariales tiene una empresa con características similares a la de nuestro cliente: empresas que brinden el mismo servicio o que comercialicen el mismo producto.


2. DESCRIPCIÓN

Una vez recolectada la información necesaria, comenzamos la descripción relacionando los datos encontrados con lo que efectivamente sabemos de los procesos de nuestro cliente.


3. REUNIONES CON DUEÑO DE PYME

Con la base de información ya lista, comienzan las reuniones semanales con el dueño de la pyme (debido a que en este tipo de empresas son los dueños/fundadores quienes tienen la información precisa de cada cosa que sucede en la diaria de la empresa). Estas reuniones se realizan las veces que sean necesarias, hasta lograr la descripción más detallada posible de los procesos y de los recursos utilizados en cada una de las etapas. Aquí resaltamos la importancia de identificar los recursos, debido a que la falta de alguna herramienta o insumo esencial en la ejecución de cualquier etapa puede llevar al retraso del proceso operativo y, consecuentemente, a la insatisfacción del cliente.


4. REUNIONES CON CADA PARTICIPANTE


Por último, con los procesos ya relevados comenzarán las reuniones con cada participante, en dónde se irá aún más al detalle y se evaluará si faltó algún paso, dato, recurso o si hay algo que hay que tener en cuenta en alguna etapa específica, de forma de completar lo más posible el relevamiento.



 


De esta manera, podemos ayudar a nuestros clientes a tomar decisiones más educadas y acertadas.


A su vez, esta metodología está sumamente relacionada a la descripción de puestos y perfiles, debido a que el relevamiento de los procesos ayudará a identificar los puestos y perfiles necesarios para llevarlos a cabo.


 

Así, el relevamiento y la descripción de procesos son elementos esenciales para el éxito de una PYME. Estas actividades proporcionan una base sólida para la excelencia operativa, la consistencia en la entrega, la adaptación al cambio y la eficiencia en costos.


No se trata sólo de documentar lo que una empresa hace, sino de establecer un camino claro hacia la eficiencia empresarial.




- Alfon Girolami

MC CONSULTORA EMPRESARIAL






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