SILOS DE DATOS EN LAS PYMES: UN LIMITANTE DEL CRECIMIENTO

Existe una frase que se repite constantemente en las PyMEs cuando intentan poner orden en la casa: "Hay datos que no coinciden". Detrás de esa simple oración se esconde una realidad mucho más común de lo que nos gustaría admitir. La información clave del negocio está, pero encontrarla a tiempo entre tantos registros dispersos es difícil. Hay varios archivos, están duplicados o incompletos y pensar en cruzar información es tarea imposible.

Eso que acabamos de describir tiene nombre en la academia: Silos de datos. Es un problema silencioso, y no se reconoce a primera vista, pero su impacto en la rentabilidad, la eficiencia y la salud operativa es enorme, y no es un fenómeno aislado.

Un estudio presentado en el Dell Technologies Forum 2021 señaló que el 72 % de las empresas argentinas “están recopilando datos más rápido de lo que pueden analizar y usar”.

En la misma línea, el informe revela que, aunque el 75 % de las organizaciones considera que su negocio está impulsado por los datos, solo el 18 % realmente los trata como un activo estratégico y prioriza su uso de manera transversal en toda la empresa.

En otras palabras: la mayoría de las empresas genera datos, pero muy pocas logran transformarlos en información útil y accionable.

Entonces, ¿qué son realmente los silos de datos en pequeñas y medianas empresas?

Un silo de datos es un conjunto de información que queda aislado dentro de una operación o sistema de trabajo, sin conectarse con el resto del flujo del negocio. Los datos están, pero no se hablan entre sí: no fluyen, no se integran y no permiten tener una visión completa de lo que está pasando.

En las PyMEs esto no ocurre porque existen diez áreas formales, sino porque cada operación: ventas, compras, producción, logística, administración, se registra como se  puede, sin estrategia, con herramientas distintas, en momentos diferentes y según el criterio de quien lo hace.

En esa mezcla diaria aparecen planillas personales, sistemas heredados, cuadernos, WhatsApps y archivos que nadie cruza entre sí.

Los silos no nacen por mala intención, sino por la suma de urgencias, hábitos diferentes y soluciones parciales que se acumularon con el tiempo. Cada quien registra “lo suyo”, pero ese dato no interactúa automáticamente con las demás operaciones que dependen de él.

Con el tiempo, la información se fragmenta, las versiones cambian y la empresa pierde claridad.

Un ejemplo muy común:

La persona que registra las ventas anota cada operación en su propia planilla o sistema. Mientras tanto, quien lleva las cobranzas registra pagos, transferencias y fechas de vencimiento en otro archivo completamente distinto.

Como esa información no se cruza automáticamente, aparecen situaciones típicas:

• Se reclama un pago que el cliente ya hizo, pero quedó registrado sólo en el archivo de cobranzas.

• Un pedido se entrega sin verificar si había una deuda previa porqué ventas nunca vio la actualización del estado de pagos.

• Se cobra un monto incorrecto porque la factura original tenía un error que nadie detectó a tiempo.

El problema no es la persona, ni la herramienta: falla la desconexión entre operaciones. Dos registros que deberían conectarse,  no lo hacen. Y entre esos huecos operativos se pierde tiempo, dinero y confianza del cliente.

¿Cómo reconozco si mi empresa tiene silos de datos?

Muy simple. Si tu crecimiento se estanca, el desorden te impide escalar y la administración se vuelve una misión imposible, probablemente estés trabajando con información aislada. ¿Te suena alguna de estas escenas?

• Tenés que pedir el mismo dato a tres personas distintas y cada planilla dice algo diferente. La toma de decisiones se frena porque nunca hay una cifra segura.

  
  

• Un mes celebrás que “las ventas explotaron”, pero aún así cuesta cubrir gastos fijos. La falta de conexión entre ventas, facturación y cobranzas hace que la liquidez sea siempre una sorpresa.

  
  

• Se duplican pedidos, faltan productos que sí estaban en stock o aparecen diferencias enormes entre inventario teórico y real.

  
  

• Tenés que “hacer memoria” o decidir por intuición porque los registros no coinciden.

  
  

• Todo depende de la persona que “sabe cómo se hacen las cosas”. Si no está, los procesos se frenan.

  
  

• Se cobra mal o tarde porque la factura se cargó con un dato incorrecto en el sistema administrativo.

  
  

Estas situaciones no son raras. Son casi inevitables cuando una empresa crece más rápido de lo que crecen sus sistemas y procesos. Y ahí se abren dos caminos:

1. Acompañar el crecimiento con orden: conectar información, definir procesos y centralizar los registros. 

   
   

2. Entrar en el bucle infinito de errores y parches: sostener la operación a pulmón, consumiendo energía para apagar incendios.

Lo que pasa cuando una PyME conecta su información

Cuando se eliminan los silos, el cambio se ve rápido:

• Se reconocen claramente donde están los problemas y se pueden pensar soluciones mucho más rápido.

• Disminuyen las tareas repetidas.

• Se comprende mejor el negocio porque  todos miran la misma realidad.

  
  

Las grandes empresas entendieron esto hace tiempo. Crearon áreas enteras dedicadas a combatir los silos de datos, con conceptos como Gobernanza de Datos o Master Data Management (MDM) de los que hablaremos en próximos blogs. 

No hace falta que una PyME cree un departamento entero, pero sí necesita adoptar la mentalidad: centralizar, ordenar y hacer fluir la información.

La solución práctica para una PyME está en integrar sus registros, definir procesos claros y registrar de forma organizada, para que cada operación trabaje sobre la misma base real.

El costo invisible de los silos (sí,  salen caros)

Cuesta dimensionar cuánto dinero pierde una PyME por culpa de los silos de datos. Son un freno silencioso que opera todos los días:

• Horas de trabajo repetidas revisando o conciliando información.

  
  

• Compras innecesarias por no conocer el nivel de rotación de los productos.

  
  

• Clientes insatisfechos por errores de facturación o demoras.

  
  

• Decisiones basadas en datos incompletos o inconsistentes.

  
  

Superar los silos no es sólo “ordenar papeles”, es construir la base para un crecimiento sostenible y rentable.

¿Qué hacemos desde la consultora para combatir los silos de datos?

En MC Consultora Empresarial acompañamos a las PyMEs en el proceso de ordenar, integrar y dar coherencia a su información. Nuestro trabajo consiste en colaborar estrechamente con cada equipo para identificar y evitar los silos de datos, conectar los registros clave y clarificar los procesos operativos que sostienen la gestión diaria.

Buscamos impulsar la profesionalización del negocio, fortaleciendo la estrategia de registración de datos  para que cada decisión se base en información confiable, actualizada y accesible.

-Ludmila Zárate

MC CONSULTORA EMPRESARIAL