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  • Foto del escritorGenaro Rodriguez Rivero

VACACIONES | PARTE 2: HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR LAS VACACIONES

A la hora de gestionar eficientemente las vacaciones legales de los empleados, el equipo de administración, a menudo, se encuentra con varias dificultades.



LA GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS


Uno de los principales problemas con los que se cuenta a la hora de gestionar las vacacioneses que se debe asegurar que los trabajadores no se ausenten al mismo tiempo en la empresa.


Muchas veces los mismos empleados son los que pactan las fechas entre sí para nodesentender el trabajo, pero otras tantas esto no sucede por falta de comunicación y puede que muchas personas soliciten el mismo período.


Por su parte, para el empresario, en caso de no contar con un área o encargado de recursos humanos, resulta difícil realizar un seguimiento minucioso de las vacaciones de su equipo de trabajo por la falta de tiempo y muchas veces por falta de organización.




LA OPERATIVIDAD DE LA EMPRESA


Organizar y coordinar dichos descansos para todos los empleados ya es una tarea compleja, pero además hay que tener en cuenta el flujo de trabajo de la firma. De esta forma, se deben prever los picos de demanda, la cual casi nunca es constante. Es decir, se debe realizar un correcto análisis sobre los períodos en los que la empresa posee una menor o mayor actividad productiva.


Por ejemplo, una empresa rural, no podría otorgar vacaciones en los períodos en los que su actividad está en un “pico”, como pueden ser las épocas de siembra o cosecha. De igual manera ocurriría, por ejemplo, con una regalería en las fechas de las fiestas de Navidad y Año Nuevo.



LAS POLÍTICAS INTERNAS


Si bien hemos mencionado anteriormente cuál es el tratamiento legal de las vacaciones, muchas veces existen acuerdos por fuera de dichos parámetros entre los empleadores y empleados.


Al mencionar “políticas internas”, nos referimos a la forma propia en que una empresa establece las vacaciones a sus empleados más allá de lo estipulado en el texto legal. Pueden existir políticas más rígidas o flexibles, dependiendo de la empresa.


Éstas cumplen un rol importantísimo dentro de la empresa. Deben ser completas, claras,concisas. Si cumplen con estas características, se evitarán confusiones y discusiones.


El objetivo es que los trabajadores sepan cuándo y cómo pueden pedir vacaciones, y que la administración sepa cuándo va a disponer de su equipo. Dentro de las principales políticas que se pueden establecer en una empresa, podemos mencionar:


  • Período de antelación mínimo para que el empleado solicite sus descansos, mediante una carta de petición que formalice el procedimiento.

  • Establecer un orden de prioridad entre los empleados. Por ejemplo, si existen empleados con hijos, por antigüedad de cada uno, forma rotativa año a año, o sencillamente al azar.

  • Poseer registro sobre los días consumidos y pendientes, para evitar discusiones. En lo posible, firmados por el empleado.

  • Diálogo fluido entre los empleados y la empresa, para entender todas las situaciones yorganizar bien los equipos.

  • Otras que la administración crea necesarias para prevenir todos los grises posibles y evitar inconvenientes.


Los beneficios:


Disminuye tiempos operativos. Al estar toda la información en un mismo documento,simplemente se debe consultar el mismo cada vez que se tienen dudas.


  • Bienestar y satisfacción de los empleados. Esto supone una mayor productividad empresarial.

  • Mejora la planificación anual.

  • Simplifica el proceso de solicitud de las vacaciones. Se ofrece a los empleados mayor claridad sobre las disponibilidades.

  • Evita posibles errores a la hora de otorgarlas.


Cabe destacar que todo aspecto que no se adapte estrictamente a las leyes, nunca debe ser desfavorable a los empleados. La idea de las políticas internas es flexibilizar el tratamiento, que sea más amigable tanto para los empresarios como para sus trabajadores, y que se genere un contexto de confianza mútua.


 

EL ROL DE LA CONSULTORA


La consultora en cuanto a la temática de las vacaciones, propone realizar un análisis enconjunto con los empresarios sobre sus recursos humanos y sobre los picos en laoperatividad de su negocio.

También se deberá realizar un seguimiento minucioso de la situación actual de cada uno delos empleados: antigüedad, días correspondientes de vacaciones, días gozados, díaspendientes de goce, entre otros.


Por otro lado, nos involucramos en la gestión de las vacaciones de los empleados, para ello contamos con una metodología que buscará formalizar, organizar y profesionalizar el proceso de solicitud de vacaciones. El objetivo es lograr que el empresario no deba recurrir asu memoria o a datos desorganizados para poder llevar adelante el proceso. De esta manera, se realizará un documento con las políticas internas adaptadas a tu negocio. El mismo será claro, conciso, completo y sin ambigüedades.


Por otra parte, se confeccionará un calendario anual de gestión de vacaciones para llevar un control interno a la hora de organizar las fechas correspondientes. Así se contribuirá a facilitar la toma de decisiones y a detectar a tiempo los períodos conflictivos.






- MC CONSULTORA EMPRESARIAL


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