CUANDO “TODOS HACEN DE TODO”: LOS RIESGOS DE LA FALTA DE DEFINICIÓN DE ROLES EN LAS PYMES

En muchas PyMEs, especialmente en las primeras etapas o en procesos de crecimiento, es habitual escuchar una frase que resume cierto espíritu emprendedor: “Acá todos hacemos un poco de todo.”

En los comienzos, esta lógica suele estar asociada al compromiso, la cercanía y la necesidad de adaptarse rápidamente a lo que va surgiendo. El problema aparece cuando este modo de funcionar se sostiene en el tiempo sin revisarse.

La falta de definición de roles en las PyMEs puede transformarse en un costo silencioso que impacta en las personas, en el clima laboral y en el funcionamiento general del negocio. Aunque no siempre se percibe como un problema urgente, suele expresarse como un malestar constante: sobrecarga, confusión y dificultades para sostener el desempeño en el tiempo.

Ordenar los roles no implica perder flexibilidad. Al contrario, permite generar claridad para que el trabajo sea más sostenible y previsible.

¿Qué pasa cuando no hay roles claros en una PyME?

Cuando no existe una definición clara de funciones y responsabilidades, la ambigüedad de rol aparece en el día a día de formas muy concretas:

• Personas que asumen tareas que no estaban previstas en su puesto.

• Responsabilidades que cambian según la urgencia del momento.

• Dudas frecuentes sobre quién debe resolver determinados temas.

• Sensación constante de que “todo es prioridad”.

En estos contextos, el trabajo deja de organizarse en función de objetivos y empieza a ordenarse por presión, disponibilidad o buena voluntad. Las tareas se expanden sin un límite explícito y el rol se vuelve difuso, generando desgaste, pérdida de foco y desorden operativo.

Sobrecarga laboral y urgencias permanentes: un problema silencioso

La sobrecarga laboral en las PyMEs no suele aparecer de golpe, sino de manera progresiva. Tareas que se suman “por esta vez”, pedidos fuera de agenda y responsabilidades que se extienden sin una decisión explícita terminan incorporándose a la rutina diaria.

De a poco, el trabajo empieza a organizarse en función de lo urgente y no de lo planificado. Esta lógica reactiva dificulta anticiparse, ordenar prioridades y trabajar con mayor claridad. Con el tiempo, el equipo pierde foco y el día a día se vuelve más pesado de lo necesario.

Desde la gestión de personas, la claridad de rol es una variable clave para sostener el compromiso. El State of the Global Workplace Report de Gallup señala que solo el 46 % de las personas tiene claro qué se espera de su rol. Cuando las funciones no están bien definidas, el compromiso disminuye y el desgaste aumenta.

Esta situación es frecuente en PyMEs que crecieron de manera informal: las tareas se fueron sumando, los roles se ampliaron sin redefinirse y el trabajo comenzó a organizarse más por urgencias que por criterios claros.

Impacto de la falta de roles en el desempeño y el clima laboral

La falta de definición de roles no es solo un problema individual, sino organizacional.

A nivel desempeño, se pierde eficiencia: se duplican tareas, aumentan los errores por apuro y se diluye la responsabilidad. En el clima laboral, aparecen tensiones, comparaciones y reclamos implícitos entre los integrantes del equipo.

Además, cuando no está claro qué se espera de cada rol, tampoco está claro cómo se evalúa el trabajo ni qué se reconoce. Esto dificulta el desarrollo profesional y debilita la motivación, ya que las personas no saben con certeza qué se espera de ellas ni hacia dónde pueden crecer dentro de la empresa.

Veamos un ejemplo real:

En una PyME con la que trabajamos desde MC Consultora Empresarial, el crecimiento del negocio fue rápido: más ventas, más clientes y más demandas diarias. Durante mucho tiempo, el funcionamiento se sostuvo bajo una lógica muy común: todos ayudaban en todo.

Una persona administrativa, además de su rol principal, coordinaba proveedores, resolvía reclamos de clientes y cubría urgencias operativas “cuando hacía falta”. Al mismo tiempo, el responsable comercial tomaba decisiones de stock y tareas administrativas para destrabar problemas del día a día. 

Con el correr de los meses, empezaron a aparecer señales claras de desgaste: jornadas cada vez más largas, sensación constante de urgencia, tareas superpuestas y malestar silencioso dentro del equipo. Las personas sentían que siempre estaban corriendo detrás de los problemas, sin poder anticiparse ni ordenar prioridades.

Cuando trabajamos sobre la definición de roles, no se trató de “sacar tareas” de golpe. Empezamos por clarificar qué responsabilidades eran centrales en cada puesto, qué tareas eran excepcionales y cuáles necesitaban redefinirse o redistribuirse. 

Cómo ordenar los roles sin rigidizar la PyME

Ordenar los roles no significa burocratizar la empresa ni perder flexibilidad. Implica generar acuerdos claros que cuiden tanto a las personas como al negocio. Algunas acciones simples para empezar son:

• Clarificar responsabilidades, aunque sea de manera progresiva.

• Diferenciar lo urgente de lo importante, evitando que todo recaiga siempre en las mismas personas.

• Hablar explícitamente de los límites del rol, habilitando a decir “esto no me corresponde”.

• Revisar los roles periódicamente, especialmente cuando la empresa crece o cambia.

La claridad no rigidiza. Al contrario, permite trabajar con mayor foco, previsibilidad y tranquilidad.

Ordenar la estructura también es cuidar a las personas

En las PyMEs, donde los vínculos suelen ser cercanos y el compromiso alto, la falta de definición de roles puede pasar desapercibido durante mucho tiempo. Sin embargo, ordenar la estructura desde lo humano es una forma concreta de prevenir el desgaste, mejorar el clima laboral y sostener el crecimiento.

Clarificar roles no es solo ordenar tareas, sino establecer un marco de funcionamiento que permita cuidar la energía del equipo y acompañar el desarrollo del negocio de manera más saludable. Cuando cada persona sabe qué le corresponde y qué no, el trabajo se vuelve más claro, más justo y más sostenible.

En MC Consultora Empresarial acompañamos a las PyMEs a ordenar su estructura sin perder cercanía, ayudándolas a clarificar roles, responsabilidades y procesos para cuidar a las personas y fortalecer el crecimiento del negocio.

-Belén Mazza

MC CONSULTORA EMPRESARIAL